De huidige consolidatie van volmachtbedrijven in een groeiende volmachtmarkt vergroot de noodzaak tot zorgvuldige en tijdig beschikbare portefeuilleresultaten. In het nieuw ontwikkelde Conversie protocol Volmacht staan afspraken voor data conversie(s) van (delen) van portefeuilles na de fusie of overname van volmachbedrijven. Met als doel: een volmachtportefeuille die nà de samenvoeging hetzelfde beeld biedt als ervòòr.

Met behulp van het protocol kunnen volmachtbedrijven ervoor zorgen dat:
- de omzetting volledig, juist, consistent wordt vormgegeven,
- dat de gegevens na omzetting herleidbaar zijn, en dat
- de volmacht polis- en claimgegevens consistent worden overgezet.

Het grote aantal portefeuilleconversies en migraties naar andere administratiesystemen maakt het aanscherpen van afspraken noodzakelijk om fouten in historische gegevens te voorkomen.

Afspraken voor polissen en schadedossier

Het protocol ziet overigens niet op productconversies en overvoer van een provinciale portefeuille naar een volmacht. De afspraken gelden voor lopende polissen, bestaande geroyeerde polissen en gesloten schadedossiers, inclusief historie. Het protocol gaat ook niet over de verbetering van datakwaliteit en/of -uniformiteit. Dit is al geregeld via de Data Monitor Volmachten (DMV) van Solera en de AFD-definities, conform de Uniforme Inrichting Volmachtketen. Ook verzekeraars moeten de ontvangen data verwerken, zonder aanvullende eisen te stellen.

Aanleiding

Volmachtgevers en gevolmachtigden hebben met elkaar afgesproken om data uit te wisselen via de NVGA-protocollen financieel, polis en schade. Voor data conversie(s) van (delen) van volmachtportefeuilles bestonden nog geen afspraken. In de praktijk betekent dit dat volmachten zelf keuzes maken in de wijze van converteren. Met als gevolg dat data niet uniform geïnterpreteerd, geanalyseerd en gerapporteerd kon worden. Het Conversie protocol Volmacht, met een uniforme werkwijze voor gevolmachtigden, biedt hier een oplossing voor.